GED para Área Educacional

Sua IES já está preparada para atender os Decretos e Portarias do MEC?

Com o passar dos anos, o volume de documentos acadêmicos vem crescendo e devido a isso as instituições de ensino possuem constantes desafios para gerencia-los, causando burocracia, ineficiências e dificuldades para localização de informações. Além disso estes arquivos ocupam espaços que poderiam estar sendo utilizados como salas de aula ou espaços administrativos. Com o objetivo de modernizar e padronizar o acesso à tecnologia nas universidades, o MEC vem publicando diversos decretos e portarias desde 1990.

MP No 2.200-1, de 27 de Julho de 2001, que institui a infraestrutura de chaves públicas brasileira — ICP-Brasil;

Portaria NA/MJ No 92 de 23 de Setembro de 2011, que aprova o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos as atividades fim das instituições federais de ensino superior (IFES);

Portaria MEC No 1.224 de 18 de Dezembro de 2013, que institui normas sobre a manutenção do acervo acadêmico das instituições de educação superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino;

Decreto No 9.235, de 15 de Dezembro de 2017, que dispõe sobre o exercício das funções de regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior e dos cursos superiores de graduação e de pós- graduação no sistema federal de ensino;

Portaria MEC No 315, de 04 de Abril de 2018, que dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância, (prazo 24 meses);

Portaria MEC No 330, de 05 de Abril de 2018, que dispõe sobre a emissão de diplomas em formato digital nas instituições de ensino superior pertencentes ao sistema federal de ensino;

Portaria MEC No 554, de 11 de Março de 2019, que dispõe sobre a emissão e o registro de diploma de graduação por meio digital, pelas instituições de ensino superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino, (prazo de 24 meses).

O Decreto 9.235, foi publicado em 15 de Dezembro de 2017 e entrou no vigor no mesmo dia, onde exige que as instituições de ensino superior, tanto as públicas como as privadas, tenham o seu acervo acadêmico migrado para o meio digital.

Equipamento Digitalizador

O MEC publicou as portarias No 315 de 04 de Abril de 2018 (acervo acadêmico), a No 330 de 05 de Abril de 2018 e a No 554 de 11 de Março de 2019 (diploma digital), que deverão ser atendidas por todas instituições de ensino superior em até 24 meses, conforme Ministério da Educação.

As normas são válidas para todos os cursos de graduação e pós -graduação lato sensu, tanto presencial quanto ensino online à distância, desde que as instituições estejam vinculadas ao MEC.

Na portaria No 315, o MEC comunica sobre a necessidade de as instituições de ensino superior, constituírem um comitê gestor para a elaboração, implementação e acompanhamento de políticas de segurança das informações relativas ao acervo acadêmico digital.

O acervo acadêmico deverá ser criado com base em uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), que contemple todas as fases documentais como: captura, indexação, armazenamento online, versionamento, entre outros, com autenticidade e durabilidade das informações e documentos originais dos alunos. A solução deve atender também os seguintes critérios:

  1. Capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
  2. Forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
  3. Método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e
  4. Utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

O descumprimento das exigências acarreta diversas penalidades como o rebaixamento de nota da instituição, o que prejudica a sua imagem perante ao mercado e aos órgãos governamentais.

Além de atender as exigências do MEC, os benefícios diretos e indiretos da solução poderá ser sentido pelos colaboradores, professores e alunos, com a fácil, acessível e segura disponibilidade de documentos como correções de provas, relatórios e planos de aula, informativos, entre outros, de forma online.


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